Kaj pomeni upravljanje podatkov?

Upravljanje podatkov lahko definiramo kot "sistem poslovnih podatkov in sistematičnega nadzora družbe, prilagojenega za operativno delovanje". Dokumente je potrebno evidentirati od nastanka oziroma prejema, do končne obravnave. Pogosto se uporablja izraz "življenski cikel upravljanja dokumentov", ki vsebuje 4 faze dokumenta: aktiven, mirujoč, arihviran in zavržen. Fellowes ima rešitev za vsako od naštetih faz.

Izraz podatki, lahko vključuje, pogodbe, poročila, dopisi, naročila in vso drugo dokumentacijo in je lahko v katerikoli formatu ali mediju, prejet od zunaj ali ustvarjen interno.

Zakaj je upravljanje s podatki potrebno?

Informacija je osnovno a ključno sredstvo družbe. Zakonodaja celo zahteva, da morajo še tako male družbe ohranjati arhiv za določeno daljše časovno obdobje (računi, davki, pokojnine, zdravstveni in varnostni dokumenti, itd.). Nezadostno upravljanje s podatki lahko pomenijo nered in izgubo dokumentov ali nezmožnost lociranja določenega dokumenta. To lahko potencialno vodi v izgubo licenc, koncesij, mandatne kazni, zapor in na koncu propad družbe, zato je vitalnega pomena, da je upravljanje podatkov pravilno organizirano in arhivirano za enostaven in pregleden dostop do podatkov, ko je to potrebno.

Hitrost ustvarjanja in zbiranja podatkov se dandanes dramatično povečuje zaradi tehnološkega napredka in posledično prihaja do večjih količin podatkov. Če ni učinkovitega upravljanja se lahko podatki podvajajo, zmanjša se učinkovitost poslovanja in zvišujejo stroški skladiščenja. Vzpostavljen učinkovit sistem upravljanja z dokumenti in podatki vam prihrani veliko stroškov in izboljša učinkovitost poslovanja.

Kako vam učinkovit sistem upravljanja s podatki izboljša poslovni rezultat?

1. Sistematsko odstranjevanje zavrženih ali poteklih dokumentov vam bo v pomoč pri prihranku prostora in vam bo znižal stroške za arhivski prostor.
2. Omogoča vam večjo odzivnost pri davčnih, zakonodajnih ali pravnih obveznostih in se s tem zavarujete pred kršenjem varnostnih pravil družbe.
3. Podatki so razvrščeni po zadevi, pomembnosti, datumu, kar omogoča lažji dostop pri iskanju in prihrani čas.
4. Povečana varnost pred nenamernim prezgodnjim uničenjem podatkov.
5. Povečana varnost ključnih dokumentov ali podatkov v primeru prekinitve poslovanja ali katastrofe.
6. Zagotavlja, da so podatki shranjeni na najprimernejši format ali medij
7. Dokumenti se ne podvajajo in se ne arhivirajo na napačno mesto.
8. Lažje in hitreje zavržete poteklo dokumentacijo v primernem času.
    

Fellowes Bankers Box je kolekcija s širokim izborom izdelkov za lažje upravljanje in arhiviranje dokumentov. Mnogi artikli so narejeni tako, da so kompatibilni z registratorji, škatlami za dokumente, rinčnimi mapami in visečimi mapami. Poleg arhivskih škatel, so v Fellowes ponudbi tudi sestavljivi regali, s katerimi prihranite veliko prostora.

Naši napotki pri izbiri arhivskih rešitev so vam v pomoč, da izberete pravi izdelek za vaše potebe arhiviranja in organizacije.

Ko govorimo o hranjenju, prenašanju, dostopanju ali arhiviranju - izberite Bankes Box, najboljši v industriji.